Jak powinien wyglądać proces pierwszego kontaktu z potencjalnym kursantem?
Pierwszy kontakt z potencjalnym kursantem (lub jego rodzicem) to nie tylko szybka odpowiedź na zapytanie – to początek relacji i szansa na zbudowanie zaufania, które może zdecydować o tym, czy klient wybierze właśnie Twoją szkołę. Ten moment często rozstrzyga o tym, czy zapisze się na kurs, czy poszuka oferty gdzie indziej.
Dlatego tak ważne jest, by kontakt był:
- szybki – klient nie powinien długo czekać na odpowiedź,
- życzliwy i uśmiechnięty – by poczuł się zauważony i dobrze zaopiekowany,
- dopasowany do potrzeb – a nie jedynie informacyjny,
- profesjonalny, ale nie sztywny – warto pokazać, że za ofertą stoi prawdziwy, pomocny człowiek.
W tym rozdziale krok po kroku przeanalizujesz, jak powinien wyglądać skuteczny proces kontaktu – od pierwszej wiadomości, przez zadawanie pytań, aż po propozycję kursu i zapis na lekcję próbną. Znajdziesz tu przykłady gotowych odpowiedzi, dobre praktyki oraz wskazówki, jak uniknąć najczęstszych błędów.
Przeczytaj następujące kroki, jak taki proces może wyglądać:
Krok 1. Jak szybka jest Twoja reakcja na zapytanie / zainteresowanie potencjalnego klienta / rodzica?
- Twoja odpowiedź na pytanie dotyczące kursu językowego powinno nastąpić w ciągu maksymalnie 1–2 godzin w godzinach pracy (oczywiście im szybciej, tym lepiej).
- Kontakt powinien nastąpić przez ten sam kanał, przez który klient napisał (np. e-mail, Messenger, formularz, telefon).
Przykład odpowiedzi w e-mailu:
„Dziękujemy za wiadomość! Chętnie pomożemy dobrać kurs odpowiedni dla Pani/Pana potrzeb. Czy możemy zadać kilka krótkich pytań?”
Przyjazny, ludzki ton komunikacji
Nie używaj suchego, urzędowego języka – Twój przyszły klient ma poczuć, że pisze z kimś życzliwym i kompetentnym.Czy wiesz, że w e-mailu też słychać uśmiech?
Przykład odpowiedzi w e-mailu / w rozmowie telefonicznej:
„Bardzo się cieszymy, że myśli Pani o nauce z nami! Postaram się jak najlepiej pomóc.”
Krok 2. Jak zbierasz potrzeby potencjalnego kursanta?
- Zadaj krótkie, uprzejme pytania np.:
- Jaki język Pani/Pan chce się uczyć?
- Czy to ma być kurs indywidualny czy grupowy?
- Jaki poziom znajomości języka Pani/Pan ma?
- Jaki cel nauki? (praca, podróże, egzamin?)
- Jakie dni/godziny są dogodne?
Zbieraj tylko te dane, które są potrzebne do dobrania oferty.
Dobra praktyka? Zadanie pytań zamiast podawania gotowej ofert.y
Zamiast od razu wysyłać cennik i link do zapisów, najpierw zadaj pytania, by lepiej poznać potrzeby kursanta.
Przykład odpowiedzi w e-mailu / / w rozmowie telefonicznej:
„Czy mogę zapytać, na jakim poziomie Pani/Pan obecnie uczy się języka i w jakich dniach najchętniej uczestniczyłaby Pani w zajęciach?”
Krok 3. W jaki sposób proponujesz kurs dopasowany do potrzeb?
- Przedstaw maksymalnie dwie opcji: podaj zwięzły opis, konkretne godziny, cena, start.
- Podkreśl, dlaczego to właśnie dobra opcja dla Twojego potencjalnego kursanta czy kursantki / lub rodzica. .
Dobra rada: Nie wysyłaj „suchego” cennika – zawsze pokazuj wartość!
Krok 4. Zaproponuj próbną lekcję lub konsultacje
- Zaproś Twojego potencjalnego kursanta / rodzica na bezpłatną konsultację językową lub lekcję próbną.
- Jasno opisz, co się wydarzy na spotkaniu i ile trwa.
Krok 5. Jak zamknąć kontakt: konkretne działanie
- Zapytanie: „Czy chce Pani/Pan zapisać się na próbne spotkanie w przyszłym tygodniu?”
- Zaoferowanie dwóch terminów – łatwiej podjąć decyzję.
Krok 6. Dalsze kroki
- Jeśli kursant nie odpowiada – wyślij jedno przypomnienie po 2–3 dniach, grzecznie.
- Jeśli wyrazi zainteresowanie – umów próbne spotkanie i potwierdź SMS-em/mailowo.
Podsumowanie i jasne kolejne kroki
Na koniec daj znać, co się wydarzy dalej – to daje klientowi poczucie bezpieczeństwa.
Przykład odpowiedzi w e-mailu / / w rozmowie telefonicznej:
„Po uzyskaniu odpowiedzi na kilka krótkich pytań zaproponuję konkretny kurs lub rozmowę telefoniczną, jeśli woli Pani porozmawiać.”
Jeżeli temat rozwoju adminu jest dla Ciebie ciekawy, zapisz się na listę oczekujących na mój nowy e-poradnik: „Superadmin”.
Poniżej formularz zapisowy do „Superadmina”:
